सोसायटीमधील सचिवाची कामे व जबाबदाऱ्या

सहकारी गृहनिर्माण संस्थेच्या दैनंदिन प्रशासनामध्ये सचिवाची भूमिका अत्यंत महत्त्वाची असते. सचिव हा केवळ पत्रव्यवहार करणारा किंवा बैठकीचे इतिवृत्त लिहिणारा पदाधिकारी नसून संस्थेच्या प्रशासकीय कामकाजाचा प्रमुख समन्वयक असतो. मात्र सचिवाचे अधिकार अमर्याद नसतात. महाराष्ट्र सहकारी संस्था अधिनियम, १९६०, महाराष्ट्र सहकारी संस्था नियम, १९६१ आणि संस्थेच्या वैधानिक निर्णयांच्या चौकटीत राहून सचिवाने काम करणे आवश्यक असते.

महाराष्ट्र सहकारी संस्था अधिनियम, १९६० मधील कलम ७२ नुसार संस्थेचा अंतिम अधिकार सर्वसाधारण सभेकडे असतो. त्यामुळे संस्थेच्या महत्त्वाच्या धोरणात्मक बाबींमध्ये सचिव स्वतःहून अंतिम निर्णय घेऊ शकत नाही. कलम ७३ नुसार संस्थेचे व्यवस्थापन हे व्यवस्थापन समितीकडे निहित असते. त्यामुळे समितीने घेतलेल्या वैध निर्णयांची अंमलबजावणी करणे ही सचिवाची प्रमुख जबाबदारी आहे.

संस्थेच्या सर्वसाधारण सभा आणि व्यवस्थापन समितीच्या बैठका व्यवस्थित पार पाडण्यात सचिवाची महत्त्वाची भूमिका असते. बैठकीची सूचना, विषयपत्रिका, आवश्यक कागदपत्रे, उपस्थिती, ठराव आणि इतिवृत्त यांची योग्य नोंद ठेवणे आवश्यक आहे. सभेने किंवा समितीने मंजूर केलेल्या ठरावांची अंमलबजावणी करण्यासाठी संबंधित व्यक्ती, संस्था किंवा शासकीय कार्यालयाशी आवश्यक पत्रव्यवहार करणे हे सचिवाचे काम आहे.

सभासदत्व, सदनिका हस्तांतरण, नामनिर्देशन, थकबाकी, तक्रारी तसेच इतर अर्ज प्राप्त झाल्यानंतर त्यांची नोंद घेणे, आवश्यक कागदपत्रांची पूर्तता तपासणे आणि विषय सक्षम समितीसमोर ठेवणे आवश्यक आहे. सचिवाने स्वतःच्या अधिकारक्षेत्राबाहेरील निर्णय घेणे टाळले पाहिजे.

सभासदांच्या तक्रारींच्या बाबतीत पारदर्शकता आणि निष्पक्षता राखणे अत्यावश्यक आहे. तक्रार प्राप्त झाल्यानंतर तिची नोंद करून आवश्यक असल्यास ती समितीसमोर ठेवावी आणि समितीच्या निर्णयाची माहिती संबंधित सभासदास द्यावी. कोणत्याही सभासदाविरुद्ध वैयक्तिक आकस किंवा भेदभावातून कारवाई करणे योग्य नाही.

संस्थेच्या अभिलेख व कागदपत्रांचे जतन ही सचिवाची महत्त्वाची जबाबदारी आहे. सभासद नोंदणी, शेअरशी संबंधित कागदपत्रे, बैठकींची इतिवृत्ते, ठराव, पत्रव्यवहार, आर्थिक कागदपत्रे, लेखापरीक्षण अहवाल आणि शासकीय पत्रव्यवहार व्यवस्थित ठेवणे आवश्यक आहे. संस्थेच्या नोंदींमध्ये अनधिकृत फेरफार करणे किंवा महत्त्वाची कागदपत्रे लपविणे गंभीर बाब ठरू शकते.

आर्थिक प्रशासनामध्येही सचिवाची भूमिका महत्त्वाची आहे. सभासदांकडून देखभाल शुल्क व इतर देय रकमेची मागणी, थकबाकीची नोंद आणि वसुलीची प्रशासकीय कार्यवाही कायदेशीर पद्धतीने होणे आवश्यक आहे. संस्थेच्या निधीचा वापर समितीच्या वैध निर्णयानुसार आणि लागू कायदे व नियमांच्या चौकटीतच केला पाहिजे.

कलम ८१ नुसार संस्थेचे लेखापरीक्षण होणे आवश्यक आहे. लेखापरीक्षणासाठी संस्थेची पुस्तके, नोंदी व कागदपत्रे लेखापरीक्षकास उपलब्ध करून देणे आणि लेखापरीक्षण प्रक्रिया सुरळीत पार पाडण्यासाठी सहकार्य करणे ही सचिवाची महत्त्वाची जबाबदारी आहे. लेखापरीक्षणातून निदर्शनास आलेल्या त्रुटींवर आवश्यक सुधारात्मक कार्यवाही करण्यासाठी विषय समितीसमोर ठेवणे आवश्यक आहे.

कलम ७९ अंतर्गत संस्था अधिनियम, नियम, उपविधी आणि सक्षम प्राधिकरणाच्या आदेशांचे पालन करण्यास बांधील आहे. त्यामुळे निबंधक कार्यालय किंवा सहकार विभागाकडून प्राप्त झालेल्या नोटिसा, आदेश आणि पत्रांवर वेळेत कार्यवाही करणे तसेच आवश्यक माहिती सादर करणे सचिवासाठी महत्त्वाचे आहे.

संस्थेची वार्षिक विवरणपत्रे, लेखापरीक्षण आणि इतर वैधानिक अनुपालन वेळेत पूर्ण होण्यासाठी सचिवाने दक्षता घेणे आवश्यक आहे. तसेच इमारतीची देखभाल, सुरक्षा, पाणी, वीज, स्वच्छता, अग्निसुरक्षा आणि सामाईक सुविधांबाबत आवश्यक बाबी व्यवस्थापन समितीच्या निदर्शनास आणणे ही त्याची प्रशासकीय जबाबदारी आहे.

सचिवाने कायदा, पारदर्शकता, उत्तरदायित्व आणि सामूहिक निर्णयप्रक्रिया या तत्त्वांचे पालन केले पाहिजे. सचिव हा संस्थेचा मालक किंवा सर्व अधिकार असलेला अधिकारी नसून, सर्वसाधारण सभा व व्यवस्थापन समितीच्या वैध निर्णयांची कायदेशीर चौकटीत अंमलबजावणी करणारा महत्त्वाचा प्रशासकीय पदाधिकारी आहे.

त्यामुळे सक्षम सचिव म्हणजे केवळ कागदपत्रे सांभाळणारी व्यक्ती नव्हे; तर कायदेशीर अनुपालन, सभासद सेवा, प्रशासन, आर्थिक शिस्त, अभिलेख व्यवस्थापन आणि पारदर्शक कारभार यांचा समन्वय करणारा महत्त्वाचा पदाधिकारी आहे. कायद्याचे ज्ञान, अचूक नोंदी आणि निष्पक्ष प्रशासन या गुणांमुळे सचिव संस्थेचा कारभार अधिक शिस्तबद्ध आणि कायदेशीरदृष्ट्या सक्षम बनवू शकतो.

ॲड. अभिषेक खोत, सांगली 

मो. ९९६०६६१६५७